缺少「專案腦」實現年度目標： 3 步驟學會「自我專案管理」

別再讓新年願望變成年度遺憾！

你需要的不是更多意志力，而是一種聰明的「自我專案管理」思維。

這篇文章將教你用 3 個簡單步驟，明確定義年度目標、有效拆解任務，並善用數位工具輔助專案運行，把年度目標變成一個個可執行的專案。

達成夢想不再是遙不可及，而是一條清晰可見、能穩步前進的路徑。

準備好成為自己的人生專案經理了嗎？

✔ 「自我專案管理」簡單 3 步驟帶你看

步驟	內容
步驟 1	定義年度目標，從模糊願望到清晰藍圖
步驟 2	使用數位工具輔助專案運行
步驟 3	滾動式修正，定期回顧與調整的必要性

專案管理步驟 1｜定義年度目標，從模糊願望到清晰藍圖

定義專案明確範疇與成功樣貌 / Photo by Jo Szczepanska on Unsplash

一個成功的專案，始於一個清晰、明確且可執行的目標。

我們將「學會英文」這樣一個模糊的願望，轉化為具體的「專案」時，需要做的第一件事，就是為專案定義出明確的範疇與成功的樣貌。

怎麼定義專案目標？｜ SMART 原則讓專案目標更清晰！

許多目標之所以失敗，是因為它們太過空泛。

1954 年管理學大師彼得．杜拉克（ Peter Drucker ）所提出的「 SMART 原則」，是一個極佳的設定目標工具，能幫助我們將模糊的願望具體化：

Specific – 明確的｜你的目標必須是具體的

「學會英文」太模糊了，改成「一年後多益 （TOEIC） 考試達到 750 分」就明確得多。

Measurable – 可衡量、量化的｜你需要有客觀的指標來衡量進度

多益 750 分對應約 7000 個單字量，並需熟練掌握商務和日常生活中的常用文法，這就是一個可衡量的標準。

Achievable – 可達成的｜目標需要具有挑戰性，但又必須是現實可行的

如果你目前只有國中程度，設定三個月內達到 900 分顯然不切實際。

Relevant – 相關的｜ 這個目標是否與你的人生大方向一致？

學習英文是為了爭取升遷、出國旅遊，還是為了能看懂原文電影？確保這個專案對你是有意義的。

Time-bound – 有時效性的｜  任何目標都需要一個截止日期，提供必要的急迫感

設定「在 202X 年 X 月 X 日前的多益考試中取得 750 分以上的成績」。

實戰演練｜「學會英文」專案的拆解藝術

讓我們以「一年後多益考試達到 750 分」這個專案為例，看看如何將這個大目標，透過「工作分解結構」（Work Breakdown Structure, WBS）的思維，拆解成一系列可執行的小任務：

層次 1 ｜專案目標： 202X年底前，在多益考試中取得 750 分以上。

層次 2 ｜依存項與任務：每季里程碑

• 第一季（ 1 – 3 月）： 打好發音與文法基礎，累積核心單字至 2000 個。
• 第二季（ 4 – 6 月）： 完成核心文法學習，擴充單字量至 4000 個，開始聽力與閱讀。
• 第三季（ 7 – 9 月）： 多益題型練習，單字量衝刺至 6000 個，強化聽力與閱讀速度。
• 第四季（ 10 – 12 月）： 進行完整模擬考與弱點分析，全力衝刺考試。

層次 3 ｜子任務 ：每週、每日任務

將每個里程碑再細分成更具體的每週、每日任務：

• 針對第一季里程碑
  • 每日任務
    • 花 30 分鐘使用APP練習KK音標與自然發音。
    • 跟讀線上教學影片 15 分鐘，模仿母語人士語調。
    • 背 20 – 30 個生活或商務常用單字（如：appointment, budget）。
  • 每週任務
    • 完成一個章節的核心文法（如：現在簡單式）。
    • 觀看一部有英文字幕的美劇或電影（約 45 分鐘），試著找出自己學過的單字。
• 針對第二季里程碑
  • 每日任務
    • 使用單字卡APP背誦 30 個多益高頻單字。
    • 閱讀一篇商業相關的英文短文或新聞。
  • 每週任務
    • 完成一份多益聽力與一份閱讀的模擬練習題。
    • 與語言交換夥伴進行 30 分鐘的全英文對話練習。

透過定義目標及拆解任務，讓原本遙不可及的「學會英文」，變成了一系列清晰、具體、每天都能執行的「行動清單」。

運用這種專案思維來拆解，再模糊、不確定的人生夢想清單都有實現的可能。

專案管理步驟 2｜使用數位工具輔助專案運行

使用紙本或數位軟體實踐專案管理 / Photo by Hillary Black on Unsplash

將目標拆解成具體的任務清單後，下一步是建立「作戰指揮中心」來追蹤任務的進度。

好的工具能幫助我們視覺化專案的全貌，確保沒有任何一個環節被遺漏。

專案管理工具	適合對象	優點	缺點
筆記本	喜歡手寫、不愛用3C產品的人。	高度客製化。寫下來的過程就是一種思考。	修改不方便。無法設定時間提醒。無法線上共享專案資訊。
Trello	視覺型、喜歡看流程圖的人。	介面簡單，用拖曳的方式更新進度。清晰的視覺化，一眼看懂進度。 免費好上手，適合入門。	專注在任務管理，筆記功能弱。任務太多會變得很亂。
Notion	需要整合所有筆記、文件的人。	可以自由組合各種功能。 筆記、任務、文件集中管理。支援多種視圖，彈性超高。	功能多，需要花時間學習。過度客製化可能耗費大量時間。

極簡主義者的選擇：筆記本與子彈筆記法 Bullet Journal

對於喜歡手寫溫度、不希望被數位工具干擾的人來說，一本簡單的筆記本就足夠了。

近年來風靡全球的「子彈筆記法」，使用手帳練習自我對話，透過回顧過去、釐清現在，並更進一步設計未來，實踐人生目標。

如何應用於年度目標專案管理

• 規劃專案：
  規劃「學會英文」專案專屬頁面，並拆解出的所有里程碑和主要任務。
• 未來誌 （ Future Log ）：
  在筆記本前幾頁規劃出年度月曆，將重要截止日期（如模擬考、檢定報名日）標記。
• 月誌 （ Monthly Log ）：
  每個月初，從「專案頁面」中挑選出本月要完成的任務，寫入月誌中。
• 日誌 （ Daily Log ）：
  每天，再從月誌中規劃出當天要執行的具體行動。

優點：是高度客製化，且書寫的過程本身就是一種思考與自我承諾的過程。

缺點：修改不方便、無法設定時間提醒，及無法與他人線上共享專案資訊。

視覺化管理的利器：Trello 個人專案用法

視覺型思考者，喜歡將任務流程一目了然地呈現。

Trello 的介面直觀，核心概念就是「看板」、「列表 」和「卡片」。

如何應用於年度專案管理

• 建立一個專案看板：
  為「學會英文」專案建立一個專屬看板。
• 創建核心列表：
  最經典的列表是「待辦事項 （ To-Do ）」、「進行中 （ In Progress ）」、「已完成 （ Done ）」。也可根據需求另外增加列表，如：「學習資源」、「本週目標」、「卡關問題」等。
• 將任務化為卡片：
  將你拆解出的每一個小任務（如：「背誦多益核心單字 Chapter 5 」、「完成文法練習題 P.20 」）都建立成一張張的卡片，放在「待辦事項」列表中。
• 拖曳卡片更新進度：
  當你開始執行某個任務時，就將對應的卡片拖曳到「進行中」；完成後，再拖曳到「已完成」。看著「已完成」列表中的卡片越來越多，會帶來極大的滿足感。
• 善用卡片內功能：
  每張卡片內還可以新增更多細節，如：設定截止日期 （ Due Date ）、新增檢查清單 （ Checklist ）、附加檔案（如 PDF 講義）等。

優點：簡單、直觀的拖放操作，流程視覺化，適合用來管理有明確步驟的個人專案。

缺點：專注在任務管理，筆記功能弱。過多任務清單時，看板會變得凌亂。

打造個人知識庫與資料庫：Notion

如果你的個人專案不僅需要任務追蹤，還需要整合大量的筆記、資料與文檔， Notion 將是你的最佳解決方案。

你可以自由地組合頁面、資料庫、看板、日曆等多種模塊，打造出符合需求的管理系統。

如何應用於年度專案管理

• 創建一個專案主頁：
  建立一個名為「學會英文專案」的總頁面。
• 整合多種視圖（可同時嵌入）：

• 任務資料庫 ： 用表格或看板視圖來管理你的所有任務，並可以添加「狀態」、「優先級」、「截止日期」等多個屬性。
• 學習筆記： 直接撰寫你的文法筆記、單字整理，並與相關任務連結。
• 資源庫： 可建立頁面，專門存放推薦的線上課程連結、YouTube 教學頻道、參考書目等。
• 日曆視圖 ： 將你的任務以日曆形式呈現，方便規劃學習排程。

優點：高度整合性與靈活性，不僅是任務管理，更是知識庫。可將所有相關的資訊都集中在一處，免去了在不同應用程式之間切換的麻煩。

缺點：功能多，需要花時間學習。過度客製化可能耗費大量時間。

無論選擇哪種工具，關鍵在於「持續使用」與「化繁為簡」。

選擇一個最讓你感到舒適、最容易上手的工具，讓它成為你實踐年度專案管理的得力助手。

專案管理步驟 3｜滾動式修正，定期回顧與調整的必要性

定期優化：通往成功的必經之路 / Photo by John on Unsplash

一個優秀的專案經理，其價值不僅在於制定計畫，更在於應對變化。

在我們的「人生專案」中，你也必須扮演那個靈活的專案經理，定期回顧進度，並根據實際情況勇敢地調整航道。

為什麼定期回顧很重 要？3 大優點一次看！

想像一下，你開車從台北前往高雄，設定了GPS導航。

你會不會在出發後就閉上眼睛，完全相信導航，直到抵達目的地？當然不會。

你會時時注意路況、油量，甚至可能因為發現一條更美的沿海公路而臨時改變路線。

個人專案也是如此：

優點 1｜避免偏離航道

定期回顧能確保的日常努力，確實是在朝著最終目標前進，而不是在原地打轉或走錯了方向。

優點 2｜及時發現問題

原本規劃的學習方法（如：死背單字）效率極低，或是每天安排的學習時間太長，讓你感到疲憊不堪。越早發現問題，就能越快找到解決方案。

優點 3｜維持動力與彈性

經歷一週或一個月的進展，會產生巨大的激勵作用。同時，當生活出現意外（如：工作突然變忙、生病了）時，定期回顧能幫助你重新調整計畫，而不是直接放棄。

如何建立「回顧與調整」機制？2 重點輕鬆掌握！

這個機制不必複雜，重點在於「規律性」。

你可以設定一個固定的時間，將其視為與自己「開專案會議」。

重點 1｜每週回顧 ：戰術層面的微調

• 時間： 建議在每週日的晚上，花 15 – 30 分鐘。
• 地點： 一個能讓你安靜思考的地方。
• 回顧內容： 打開你的專案管理工具，問自己以下幾個問題：
  • 本週成果： 我完成了哪些原訂的任務？（如：背完了 50 個單字）
  • 亮點與感謝： 哪些事情做得特別好？有沒有什麼值得慶祝的小勝利？（如：第一次敢跟外國人用簡單英文對話）
  • 挑戰與困難： 遇到了什麼困難？是什麼阻礙了我的進度？（如：這週工作太忙，完全沒時間念書）
  • 經驗與學習： 從本週的經驗中，我學到了什麼？（如：發現早上起床後記憶力最好，適合背單字）
• 調整行動： 根據以上回顧，規劃下一週的任務。
  • 計畫調整： 是否需要調整下週的學習量？是否要嘗試新的學習方法？（如：將背單字的時間從晚上改到早上）
  • 排除障礙： 如何應對本週遇到的困難？（如：如果下週依然很忙，可以將每天 1 小時的學習拆分成 3 個 20 分鐘的零碎時段）

重點 2｜每月/每季回顧 ： 戰略層面的檢視

• 時間： 每月底或每季底，花 1 – 2 小時。
• 回顧內容： 將目光從日常任務拉高到整體的里程碑目標。
  • 進度檢視： 我是否達成了本月/本季設定的里程碑？（如：是否完成了初級文法（上）的學習？）
  • 目標校準： 我現在的努力，是否還對齊最初設定的專案總目標？這個目標對我來說還重要嗎？我的熱情是否還在？
  • 資源盤點： 我目前的學習資源（教科書、 APP 、老師）是否足夠？是否需要尋求新的幫助？
  • 長期規劃： 根據目前的進度，我需要調整下一季的計畫嗎？原訂的年底目標是否需要修正？

「滾動式規劃」的思維，讓我們不必在專案開始時就規劃好每一個細節。

我們只需要有一個清晰的大方向，然後在執行的過程中，透過不斷的「計畫-執行-查核-行動」（ PDCA ） 循環，小步快跑，持續優化，穩健地向目標邁進。

你，就是自己人生最重要的專案經理

成為自己人生的PM：從定義目標到結案 /Photo by Zan Lazarevic on Unsplash

當你學會：

• 像專案啟動一樣，清晰地定義你的目標；
• 像工作分解一樣，將大任務拆解成小步驟；
• 像團隊協作一樣，善用工具來追蹤進度；
• 像敏捷開發一樣，定期回顧並靈活調整。

人生不再是被動地應對接踵而來的瑣事，而是主動地規劃與創造你想要的未來。

現在，就拿起你的筆記本或打開你選擇的專案管理工具，寫下你人生的下一個專案名稱。

你，就是這個專案最核心、也最重要的專案經理。

你的專案，正等待你親手去完成。

更多資源，助你成為專案管理大師！

想知道如何將這些方法應用在副業、健身或旅行計畫上嗎？歡迎點擊下方連結，深入了解更多自我專案管理的實戰技巧與常見問題，讓你的夢想不再只是夢想！

參考資料：

• 參考資料 1 ：用SMART原則設定明確目標！5原則提升團隊效能、滿足個人成長
• 參考資料 2 ：用於專案管理的工作細目結構 (WBS)：WBS 是什麼，要如何使用？
• 參考資料 3 ：看膩了繽紛的子彈筆記？手殘派科技人的6個月實踐心得
• 參考資料 4 ：Trello教學｜Trello 專案管理4大功能、缺點、費用一次看
• 參考資料 5 ：指南與教學- 如何使用Notion
• 參考資料 6 ：Notion好難學？手把手教你打造Notion資料庫
• 參考資料 7 ：什麼是「計畫、執行、查核、行動」(PDCA)？

實現自我專案管理的路上，最常碰見的問題：