你是否也遇過這樣的會議？
許多人誤以為，會議是拿來「喬事情」的地方。
但事實上，高效會議的核心精神是：會議不是「資訊的起點」，而是「共識的落點」。
真正有價值的會議，應該是事前已將所有資訊、分歧、風險都處理完畢，而會議本身，只是用來確認事情「已經被喬好了」，並正式拍板決策。
本文將為你揭露 7 大會議溝通技巧，教你如何從根本上改變會議的生態，讓會議不再是浪費時間的「喬事大會」，而是真正能推動專案前進的「決策中心」。
| 溝通技巧 | 內容 |
|---|---|
| 溝通技巧 1 | 開會前多準備，才有高效討論 |
| 溝通技巧 2 | 利害關係人先搞懂，好談不尷尬 |
| 溝通技巧 3 | 透明進度、不藏風險，比討論更關鍵 |
| 溝通技巧 4 | 不是為了吵輸贏，而是為了往前走 |
| 溝通技巧 5 | 專注於解決方案，而非問題本身 |
| 溝通技巧 6 | 積極聆聽提問，創造開放討論氛圍 |
| 溝通技巧 7 | 會後追蹤與行動指派，確保決策落地 |
溝通技巧 1 ｜開會前多準備，才有高效討論
會前多準備，提升溝通效率 / Photo by Scott Graham on Unsplash
高效會議的第一步，永遠在於「事前準備」。
沒有排練就上場，只會導致混亂與失控。
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟 1 | 事前發布會議資料，讓每個人都有備而來 |
| 步驟 2 | 私下先談分歧，將衝突處理在萌芽階段 |
| 步驟 3 | 製作一份有效的會議資料 |
步驟 1 ｜事前發布會議資料，讓每個人都有備而來
在會議開始前，務必將會議議程、相關數據、專案進度報告，以及任何需要討論的文件發送給所有與會者。
為何這點如此重要？
- 避免資訊不對稱：
當與會者沒有足夠的資訊，會議就會變成一場「簡報大會」。主講者花費大量時間闡述背景，與會者則忙著消化新資訊，根本無暇進行有效討論。 - 提升參與品質：
讓大家有時間預覽內容、思考問題、提出初步意見。當與會者都帶著自己的觀點與疑問前來，會議的討論深度自然會大幅提升。 - 確立會議議程：
提前公布議程，讓所有人都知道會議的重點是什麼，避免討論偏離主題。這能有效控制會議時間，確保每項議題都能得到充分討論。
步驟 2 ｜私下先談分歧，將衝突處理在萌芽階段
如果知道會議中某些人會有不同意見，甚至可能產生衝突，請務必在會前與他們分別溝通，並了解雙方的觀點。
潛在的「會議室衝突」轉化為「私下協商」
- 理解各方立場：
私下溝通能讓你更深入了解每個人背後的需求與考量。例如，行銷部門反對新專案，可能不是因為他們不想做，而是因為預算有限，無法同時執行。 - 預先尋求解決方案：
在會前，你可以與各方協商，找到折衷方案或替代選項。當這些潛在的分歧在會前就得到初步解決，會議就能直接進入「確認共識」的環節，而不是「爭吵不休」。
步驟 3 ｜製作一份有效的會議資料
如何製作一份有效的會議資料
核心原則：
- 簡潔明瞭： 專注於重點，避免冗長的背景描述。
- 提供數據： 用具體數字說話，例如「上月網站流量成長 15 %」。
- 提出問題： 在資料中直接標註「需討論的問題」，引導與會者思考。
常見錯誤：
- 資料過長：一份會議資料≠完整報告。
- 圖表太花：顏色太多、字太小，看不清楚。
- 缺乏行動建議：只有現況，沒有下一步。
建議架構：
- 會議目的：今天要解決什麼。
- 關鍵資訊：數據、進度、問題。
- 待決議事項：需要大家拍板的重點。
- 建議行動：你希望大家採取的下一步。
實用技巧：
- 一頁最多三個重點。
- 用粗體或顏色標記「需要討論」。
- 先發資料，與會者才有時間準備。
溝通技巧 2 ｜利害關係人先搞懂，好談不尷尬
確定與分析利害關係人需求 / Photo by Jason Goodman on Unsplash
一場會議的成功與否，很大程度上取決於你是否邀請對的人，並讓他們在對的時間發言。
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟 1 | 先釐清每個人要什麼，再安排發言邏輯 |
| 步驟 2 | 對的人要提前對話，不是拖到現場才補課 |
步驟 1 ｜先釐清每個人要什麼，再安排發言邏輯
掌握利害關係人相關資訊，針對不同角色安排發言順序與內容。
會議前，進行利害關係人分析
- 誰是決策者？
- 誰是執行者？
- 誰會受到影響？
- 誰可能提出反對？
分析每個利害關係人所關注的配合事項
例如，一個新產品發布會議：
- 產品經理希望確認功能規格。
- 行銷經理希望確認推廣預算與時程。
- 業務經理希望了解產品賣點與客戶溝通策略。
- 財務經理則關心投入產出比（ ROI ）。
安排讓產品經理簡述功能，接著行銷與業務部門發言，最後由財務經理提出預算考量。
有條理的安排，能讓會議討論更有針對性，避免大家各說各話。
步驟 2 ｜對的人要提前對話，不是拖到現場才補課
重要的決策需要高階主管的同意，務必在開會前先溝通，簡報你的想法、獲得初步支持。
千萬別把會議當作是「第一次」與重要人物溝通的場合
- 風險管理：
如果高階主管在會議上才第一次聽到你的提案，可能因為資訊不足而提出尖銳質疑，甚至當場否決。這不僅會讓會議氛圍變得尷尬，也可能讓整個專案陷入停滯。 - 建立信任：
會前的一對一溝通，能讓對方感受到你的重視與專業。也藉此機會，更細膩地解答他的疑問，建立信任基礎。
溝通技巧 3 ｜透明進度、不藏風險，比討論更關鍵
透明工作進度，不藏風險 / Photo by Austin Distel on Unsplash
有效的團隊溝通，不應該只依賴會議。
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟 1 | 建立定期更新機制，同步狀況，無需事事開會 |
| 步驟 2 | 有風險也能在事前提醒，減少現場驚嚇 |
步驟 1 ｜建立定期更新機制，同步狀況，無需事事開會
你的團隊是否也曾因為一個簡單的進度回報，而召開了一場會議？
這不僅浪費時間，也顯示出團隊的資訊流機制存在問題。
善用工具追蹤，定期同步工作資訊
團隊隨時能掌握最新進度，會議就能專注於解決「阻礙前進的問題」，而非資訊傳遞。
- 善用協作工具：
善用 Slack 、 Microsoft Teams 、 Asana 或 Trello 等協作工具。每天早上花 10 分鐘更新自己的進度，讓團隊成員隨時都能了解專案現狀。 - 定期簡報（不限於會議）：
某些團隊會建立「每週進度快報」或「每日站立會議（ Stand-up Meeting ）」的機制。這類小型、快速的溝通形式，目的在於快速同步資訊，而不是進行深度討論。
步驟 2 ｜有風險也能在事前提醒，減少現場驚嚇
「我們遇到了一個預算超支的問題，剛剛才發現！」
當你在會議上聽到這句話時，通常代表著你可能需要重新調整整個專案計畫。
建立「風險預警機制」
讓團隊在風險發生時有充足的時間應對，避免會議時的「驚嚇」與混亂。
- 主動回報：
當你預見潛在風險（例如：某位關鍵成員離職、供應商出問題、時程可能延誤），請務必在第一時間透過即時通訊軟體或內部信件，主動知會你的主管或利害關係人。 - 預想解決方案：
在提醒風險的同時，請務必提出你已經思考過的解決方案。例如：「由於 A 供應商無法按時交貨，我已經聯繫了 B 和 C 兩家備選供應商，目前正在評估他們的報價，預計影響時程不會超過兩天。」
溝通技巧 4 ｜不是為了吵輸贏，而是為了往前走
團隊同心協力，而不是計較輸贏 / Photo by Hannah Busing on Unsplash
會議室不是角力場，而是協作的空間。
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟 1 | 檢視你的「會議心態」 |
| 步驟 2 | 真正有效率的團隊，問題在會前就處理掉了 |
步驟 1 ｜檢視你的「會議心態」
有些人在會議中過度發言，並非真的想解決問題，而是想藉此展現自己的存在感，或證明自己比別人聰明。
會議的真正目的是「解決問題，推動專案」
- 換位思考：
試著從對方的角度思考。他提出反對意見，背後的原因是什麼？是為了保護部門利益？還是真的認為這個方案有缺陷？ - 把焦點放在「事」上：
當討論變得情緒化時，請及時將焦點拉回「問題本身」。例如：「我們先暫停一下，現在討論的是這個新功能是否能解決用戶痛點，而不是誰的提案更好。」
步驟 2 ｜真正有效率的團隊，問題在會前就處理掉了
這句話聽起來像陳腔濫調，卻是高效團隊的黃金法則。
會議只是對「已處理完畢」的議題進行最終確認
- 會前溝通與協調：
他們會在會前進行密集的電話、私下會面、或即時通訊討論。 - 小型議題解決：
小團隊成員會自動自發地解決小問題，不需要召開正式會議。 - 會議的「儀式」：
會議對他們來說，更像是一種「儀式」。透過這個儀式，他們向所有利害關係人正式宣布：「我們的共識達成了！」
溝通技巧 5 ｜專注於解決方案，而非問題本身
尋找專案解決方案 / Photo by Kaleidico on Unsplash
當問題發生時，人類的本能反應是「抱怨」或「找尋責任歸屬」。
高效會議的溝通模式，應該是從「描述問題」快速跳轉到「尋找解決方案」。
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟 1 | 設定會議目標 |
| 步驟 2 | 凝聚團隊共識 |
| 步驟 3 | 提出解決方向 |
步驟 1 ｜設定會議目標
先說清楚「今天要解決什麼」
利用會議開場，定義會議目標
你可以這樣做：
- 錯誤的開場：
「這個月的業績報告很糟糕，因為業務部門沒有達到目標。」（批評與抱怨） - 正確的開場：
「業績報告顯示，本月我們在 A 產品線的銷售不如預期。我們需要討論幾個可能的解決方案，包括： 1. 調整行銷策略， 2. 為業務團隊提供新工具， 3. 重新檢視產品定價。」（提出問題並提供解決方向）
步驟 2 ｜凝聚團隊共識
這能將問題從「我的」或「你的」轉化為「我們的」共同挑戰。
傾聽與尊重，激發合作與解決方案
你可以這樣做：
- 錯誤的做法：
「業務部，你們能解釋一下為什麼沒有達到目標嗎？」 （這個問題帶有責備意味，容易讓業務部門陷入防禦，導致會議氣氛緊張。） - 正確的做法：
「謝謝大家。現在，我們都已經了解目前面臨的挑戰。為了更全面地了解情況，我想聽聽來自各個部門的看法。有沒有人想分享一些見解或數據，幫助我們更深入地分析？」 （這種方式是邀請式的，鼓勵所有成員分享，把焦點放在如何一起了解問題，而不是追究責任。）
步驟 3 ｜提出解決方向
腦力激盪，提出實際可行的解決方案。
鼓勵開放性的思維，討論其可行性
你可以這樣做：
- 錯誤的做法：
「我認為行銷策略是唯一解方，我們就專注在這個方向吧。」 （這種發言過於武斷，可能會扼殺其他有價值的創意，讓會議變成單向的指令傳達。） - 正確的做法：
「感謝大家的貢獻。現在，讓我們一起集思廣益，把所有可能的解決方案都列出來，不論大小或看似多麼不切實際。我們現在只需要把點子寫下來，稍後再一起評估這些方案的優缺點與實施難度。」 （這個做法明確劃分了「發想」和「評估」兩個階段，鼓勵大家自由地發言，確保所有可能性都被考慮到。）
溝通技巧 6 ｜積極聆聽提問，創造開放討論的氛圍
會議中積極聆聽與提問 / Photo by Mapbox on Unsplash
一個好的會議發言者，同時也必須是一個優秀的聆聽者。
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟 1 | 透過提問，引導深度思考 |
| 步驟 2 | 保持專注，避免打斷 |
步驟 1 ｜透過提問，引導深度思考
與其直接否定別人的意見，不如透過提問來引導對方思考，或釐清自己不明白的地方。
透過 3 種提問，讓討論更有建設性
透過提問，不僅能讓討論更具建設性，也能讓發言者感受到自己的意見被尊重，從而創造更開放、安全的討論氛圍。
你可以嘗試的提問方式：
- 開放式提問：
「你認為這個方案會對A部門產生什麼樣的影響？」 - 澄清式提問：
「我的理解是，你的意思是我們需要增加預算來實現這個目標，對嗎？」 - 假設性提問：
「如果我們現在沒有足夠的資源，你覺得我們可以從哪個環節開始縮減？」
步驟 2 ｜保持專注，避免打斷
避免打斷，並給予正面回饋
在會議中，保持專注並避免打斷發言者，是展現專業與尊重的基本禮儀。當每個人都能完整地表達意見，會議的討論才能更順暢、更有深度，也能確保重要的資訊不會被遺漏。
你可以這樣做：
- 錯誤的做法：
「等一下，我有一個更好的點子！我們應該這麼做…」 （在對方還沒說完時就搶話，不僅不尊重發言者，也容易打亂思緒，讓討論失焦。） - 正確的做法：
「（先耐心聽完發言者的完整論述）謝謝你的分享，這是一個很好的觀點。針對你的想法，我還有一個不同的面向想提出來，同時也想聽聽其他人的意見。」 （先表達傾聽，給予肯定，再提出自己的想法，這樣能讓溝通更有來有往，而不是變成單方面的意見陳述。）
溝通技巧 7 ｜會後追蹤與行動指派，確保決策落地
從會議決策到讓行動落地 / Photo by airfocus on Unsplash
會議的價值，在於「決策」。而決策的價值，則在於「落地」。
以下兩個會後步驟，將幫助你把會議的成果化為具體行動。
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟 1 | 詳盡的會議紀錄，是行動的指南 |
| 步驟 2 | 定期追蹤行動項目，而非再次開會討論 |
步驟 1 ｜詳盡的會議紀錄，是行動的指南
會議結束後，請務必發布一份簡潔、清晰的會議紀錄。
這份紀錄不只是會議的備忘錄，更是後續行動的指引。
當團隊成員對某個決策有疑問時，可以隨時回顧，避免資訊遺漏或誤解。
會議紀錄必備 4 個核心要素：
- 決策 ( Decisions )： 這次會議達成了哪些共識或決策？
- 行動項目 ( Action Items )： 為了實現決策，接下來誰需要做什麼事？
- 負責人 ( Owner )： 誰是每個行動項目的主要負責人？
- 截止日期 ( Due Date )： 每個項目必須在何時完成？
步驟 2 ｜定期追蹤行動項目，而非再次開會討論
會議結束不代表工作結束，決策的落實需要持續的追蹤。
這有助於確保進度不落後，並及時發現潛在問題。
如何定期追蹤工作項目：
- 善用工具提醒：
運用專案管理工具（例如： Trello 、 Asana 或 Notion ），將會議決定的行動項目輸入系統，並設定負責人與截止日期提醒。這能幫助所有人掌握進度，也建立起明確的責任歸屬。 - 定期檢視進度：
在下一場會議開始前，花三到五分鐘簡要回顧上一場會議的行動項目執行進度。這是一個快速確認是否有新的問題產生、並確保決策順利推進的有效方法。
總結：別再等開會才解決問題
善用溝通技巧，提升職場工作效率 / Photo by airfocus on Unsplash
那些事，早就該在開會前搞定。
透過資訊透明、私下協商、風險預警等方式，將所有問題與分歧都處理完畢。
而會議本身，只是用來確認共識、拍板決策，並指派行動。
掌握會議溝通技巧，讓開會不再是令人厭煩的拖延，而是真正推動專案前進的加速器。
開始改變你的會議心態與習慣，讓每一次會議都成為一次高效、有價值的協作體驗。
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參考資料：
- 參考資料 1 ：pmi 國際專案管理學會. (2021). 專案管理知識體系指南PMBOK® Guide繁體中文第七版. PMI國際專案管理學會.
- 參考資料 2 ：胡世雄, 江軍, & 彭立言. (2022). 專案管理輕鬆學：PMP國際專案管理師教戰寶典(第三版) [適用PMBOK第七版（含敏捷管理）]. 博碩.
準備職場開會，最常碰見的問題：
Q1 : 在跨部門專案會議中，如何應用會議溝通技巧讓討論更有效率？
A1 :跨部門會議常因資訊不對稱導致溝通成本增加，若能善用會議溝通技巧，例如會前提供清晰議程、會中設立明確發言規範，以及善用「傾聽+回饋」技巧，就能讓討論更聚焦，避免冗長爭辯。
Q2 : 會議溝通技巧包含哪些實用方法？
A2 : 包括事前準備議程、建立會議規則、簡報邏輯清晰、善用肢體語言，以及掌握傾聽技巧。
Q3 : 要怎麼在會議中避免大家同時發言的混亂？
A3 : 可透過主持人設定發言規範，例如舉手發言、逐一點名，並善用數位協作工具（如 Miro、Notion）做意見收集，能讓流程更有秩序。
Q4 :為什麼明明開了會，但決策還是不清楚？
A4 :這通常是因為缺乏明確結論或行動追蹤，若能在會議中使用「決議紀錄+責任分工」的方式，能避免會後模糊不清。
Q5 : 為什麼很多會議總是超時？會議溝通技巧能解決嗎？
A5 : 會議超時多半因為缺乏時間控管與發言分配，若透過主持人設定時間限制並運用溝通技巧掌握重點，就能大幅減少超時。
